🎯 Introducción
Bienvenido al Portal de Firma de Abogados del Sistema AgenteLegal. Esta plataforma le permite gestionar clientes, documentos, balances y cumplimiento normativo de manera eficiente y centralizada.
🚀 Funcionalidades Principales
- Gestión completa de sociedades y personas jurídicas
- Sistema de balance management con facturación automática
- Notificaciones inteligentes de vencimientos
- Portal exclusivo para clientes
- Reportes y analytics en tiempo real
- Cumplimiento normativo panameño automatizado
🔐 Acceso al Sistema
Ingreso al Portal
Acceda al portal web de su firma:
URL: Portal Firma Legal
Credenciales de Acceso
- Email: Su dirección de correo registrada
- Contraseña: Su contraseña asignada por el administrador
Recuperación de Contraseña
Si olvida su contraseña, contacte al administrador del sistema para restablecerla temporalmente.
🏠 Panel Principal
El dashboard le proporciona una vista general del estado de su cartera de clientes:
📈 Sistema de Límites por Sociedades
El sistema funciona con límites basados en la cantidad de sociedades según su plan:
- Plan Trial: 10 sociedades (14 días gratis)
- Plan Básico: 100 sociedades ($150/mes)
- Planes de Crecimiento: $150 + $100 por cada 100 sociedades adicionales
Su límite actual se muestra en la sección "Información de Suscripción" del dashboard.
📊 Estadísticas Principales
| Métrica | Descripción | Acción |
|---|---|---|
| Total Clientes | Número total de sociedades gestionadas | Ver listado completo |
| AL DÍA | Clientes con documentación completa | Revisión periódica |
| Pendientes | Clientes con documentos por vencer | Enviar recordatorios |
| Vencidos | Clientes con documentos vencidos | Acción inmediata requerida |
🔔 Alertas y Notificaciones
El panel muestra alertas importantes sobre:
- Documentos próximos a vencer (30, 15, 7 días)
- Documentos vencidos que requieren actualización
- Pagos pendientes de verificación
- Nuevos documentos subidos por clientes
👥 Gestión de Clientes
➕ Agregar Nueva Sociedad
Información General
Complete los campos obligatorios:
- Nombre Legal: Razón social completa
- RUC: En formato panameño (XXXXXXXX-X-XXXX)
- Tipo de Negocio: Seleccione de la lista
- Fecha de Registro: Fecha de constitución
- Email de Contacto: Para notificaciones
Configuración de Balance
Establezca la configuración de facturación:
- Tasa Anual: Según regulaciones panameñas (ej. $300-500 USD)
- Fecha de Vencimiento: Fecha límite de pago
- Estado Inicial: "Pendiente" por defecto
✏️ Editar Cliente Existente
Para modificar la información de un cliente:
- Busque el cliente en la lista o use la búsqueda
- Haga clic en "Editar" junto al nombre
- Modifique los campos necesarios
- Guarde los cambios
📄 Gestión de Documentos
📂 Tipos de Documentos
El sistema maneja diferentes categorías de documentos:
| Categoría | Documentos Incluidos | Frecuencia |
|---|---|---|
| Junta Directiva | Pasaportes, cédulas de directores | Anual |
| Beneficiarios Finales | Documentos de identificación | Anual |
| Registro Mercantil | Certificados de vigencia | Según vencimiento |
| Licencias | Permisos específicos del negocio | Variable |
🔄 Vinculación de Personas
El sistema permite vincular documentos entre diferentes sociedades cuando una persona aparece en múltiples empresas:
✨ Funcionalidad Inteligente
Cuando sube un documento para una persona (por ejemplo, pasaporte de un director), el sistema automáticamente lo compartirá con todas las sociedades donde esa persona tenga roles, evitando duplicar documentos.
📤 Proceso de Subida
Seleccionar Cliente y Categoría
Navegue al cliente y seleccione la categoría de documento apropiada.
Cargar Archivos
Arrastre y suelte archivos o use el botón de carga. Formatos soportados: PDF, JPG, PNG.
Asignar Fechas de Vencimiento
Establezca las fechas de vencimiento para activar notificaciones automáticas.
💰 Sistema de Balance Management
El módulo de balance gestiona la facturación automática de tasas anuales y pagos de clientes.
📋 Funcionalidades Principales
- Cargos Automáticos: Generación de cargos anuales según fechas programadas
- Estados de Cuenta: AL DÍA, Pendiente, Vencido
- Historial de Pagos: Registro completo de transacciones
- Facturación Manual: Cargos adicionales cuando sea necesario
💳 Gestión de Pagos
Registrar Nuevo Pago
- Haga clic en "Registrar Pago"
- Seleccione el método de pago
- Ingrese la referencia del pago
- Confirme el monto y fecha
Programar Nuevo Cargo
- Utilice "Programar Cargo"
- Establezca el monto y descripción
- Defina la fecha de vencimiento
- El cargo se activará automáticamente
🔔 Sistema de Notificaciones
Configure recordatorios automáticos para mantener a sus clientes informados sobre vencimientos.
⚙️ Configuración de Reglas
| Tipo de Documento | Días de Anticipación | Destinatario |
|---|---|---|
| Pasaportes | 60, 30, 15 días | Cliente |
| Cédulas | 30, 15 días | Cliente |
| Todos los documentos | 30 días | Cliente |
✉️ Plantillas de Email
Personalice los mensajes que se envían a los clientes:
- Editor WYSIWYG: Cree emails profesionales sin código
- Variables dinámicas: Nombre del cliente, empresa, fechas automáticas
- Previsualización: Vea como se verá el email antes de enviarlo
- Múltiples idiomas: Soporte para español e inglés
📊 Reportes y Analytics
📈 Reportes Disponibles
- Estado de Cumplimiento: Resumen general de todos los clientes
- Vencimientos Próximos: Documentos que vencen en los próximos 30 días
- Estado Financiero: Balances, pagos pendientes y morosidad
- Actividad del Sistema: Log de acciones y cambios
📋 Generación de Reportes DGI
Para cumplir con las obligaciones ante la Dirección General de Ingresos:
Acceder al Módulo de Reportes
Desde el menú principal, vaya a "Reportes" → "DGI"
Seleccionar Período
Elija el año fiscal para el cual necesita generar el reporte
Descargar Reporte
El sistema generará un archivo Excel con toda la información requerida
🛠️ Soporte y Ayuda
📞 Canales de Soporte
| Canal | Horario | Tipo de Consulta |
|---|---|---|
| Email: soporte@agentelegal.com | 24/7 | Consultas generales, reportes de errores |
| WhatsApp: (507) 6411-8223 | Lun-Vie 8AM-6PM | Soporte urgente, problemas técnicos |
| Chat en vivo | Lun-Vie 8AM-6PM | Consultas rápidas, guía de uso |
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cómo cambio mi contraseña?
Contacte al administrador del sistema para restablecer su contraseña temporalmente.
¿Puedo exportar la información de mis clientes?
Sí, utilice la función de reportes para generar archivos Excel con la información de sus clientes.
¿Cómo configuro notificaciones personalizadas?
Vaya al módulo de "Notificaciones" donde puede crear reglas específicas por tipo de documento.